Studijoms.lt

Referatai, konspektai

Isa

Autorius: Valdas

Projekto vykdymas

Projekto vykdymas yra trečioji vadybos projekto fazė, kurios metu ankstesniuose etapuose sukurtas planas (projekto pradžia ir planavimas) yra pradedamas vykdyti. Projekto vykdymą sudaro analizės, konstrukcijos (dizaino) ir įgyvendinimo etapai.


1. Vykdomas projekto pradžios planas (Baseline project plan). Projekto vadovas turėtų peržiūrėti pradžios planą, tai reiškia, kad reikia pradėti vykdyti projekto veiklą, surasti ir išskirstyti išteklius, parengti ir tinkama linkme nukreipti kitus komandos narius, laikytis projekto tvarkaraščio ir įsitikinti projekto viešo paskelbimo kokybe. Kadangi komados nariai gali nuolatos kisti, projekto vadovas turi būti atakingas ir mokėti supažindinti naujus žmones su projektu.

2. Vadovaujama projekto eigai. Projekto vadovui svarbu prižiūrėti eigą, Jei jis vykdomas lėčiau arba greičiau nei numatyta tvarkaraštyje, vadovas turi pakoreguoti išteklius, veiklos pasiskirstymą ir projekto vykdymo biudžetą. Šie pakeitimai gali paveikti ir projekto rezultatus.

3. Susidorojimas su pasikeitimais projekto pradžios plane. Vadovui gali tekti susidurti su spaudimu pakeisti planus.PVF politika teigia, kad pakeitimai susiję su projekto patikslinimu turi būti pagrįsti ir turi atsispindėti projekto pradžios valdymo plane ir projekto darbų knygoje, įtraukiant visas diagramas. Turi būti aiškios priežastys, kodėl reikalingi šie pakeitimai ir apibūdinti visas galimas pakeitimų pasekmes projekto veiklai, ištekliams ir visam tvarkaraščiui.


Projektas gali būti pakeistas dėl šių priežasčių:

• pakeista projekto baigimo data;

• klaidingai atliktas darbas turi būti perdarytas;

• naujos veiklos, kuri paaiškėjo projekto vykdymo metu įtraukimas;

• nenumatyti pasikeitimai personale dėl ligos ar darbuotojų atsistatydinimo.

Sugebėjimas užbėgti už akių ir sklandus darbas esant problemoms yra sugebėjimai, kurie padėtų bet kuriam projekto vadovui.


4. Tvarkingas projekto knygos vedimas. Kaip ir kitose fazėse, projekto įrašų tvarkymas yra būtinas. Ši knyga yra pirminis informacijos šaltinis, rengiant projekto ataskaitas.

5. Pranešimas apie projekto būklę:

• darbo rezultatai;

• projekto planas.

Projekto vadovas yra atsakingas už tai, kad palaikytų ryšius su visais tarpininkais, t.y. sistemos plėtotojais, vadybininkais ir užsakovais, dėl projekto būklės.

Yra du informacijos tipai, kuriais nuolatos keičiamasi projekto metu: darbo rezultatai (perduodami duomenys apie tam tikrų užduočių atlikimo pasėkmes) ir projekto planas (oficialus, išsamus dokumentas, pagal kurį vykdomas projektas)

Ši projekto rengimo fazė labai priklauso nuo prieš tai buvusių dviejų. Jeigu parengtas projekto planas yra aukštos kokybės, tai yra daug didesnė galimybė, kad projektas bus įvykdytas sėkmingai. Būtent šiame etape vadovui tenka didžiausia atsakomybė.


Projekto uždarymas

Paskutinė projekto rengimo fazė. Jos metu visi procesai susiję su projekto užbaigimu. Projektas gali būti užbaigtas dėl natūralių arba nenatūralių priežasčių.

Natūraliai projektas yra nutraukiamas, kai reikalavimai projektui jau yra sėkmingai įgyvendinti. Nenatūralus nutraukimas būna tuomet, kai jis yra sustabdomas prieš užbaigimo datą. Tai gali atsitikti dėl kelių priežasčių:

• sudarytos projekto hipotezės yra klaidingos;

• sistemos veikimas ir plėtra neatitinka reikalavimų;

• projektas yra nebetinkamas naudoti užsakovo verslo aplinkoje;

• projekto vykdymas užtruko per ilgai;

• projekto vykdymui pritrūko pinigų.

Dažniausia projektų nutraukimo priežastis būna paskutinių dviejų sąveika.

1. Projekto nutraukimas. Nutraukimo metu vadovas turi pasirūpinti atsiskaitymu su buvusiais komandos nariais, pranešti visiems susijusiems asmenims apie projekto užbaigimą, ir sutvarkyti visus dokumentus, susijusius su šiuo nutraukimu.

2. Projekto užbaigimo apžvalgos tvarkymas. Kai projektas jau yra užbaigtas, reikia jį apžvelgti su valdyba ir užsakovais. Šios apžvalgos tikslas yra nustatyti projekto silpnąsias ir stipriąsias vietas, priežastis kas tai nulėmė ir kokie procesai buvo vykdomi ne taip. Tai labai svarbu dėl to, kad kiti vykdomi projektai nekartotų tų pačių klaidų. Projektų vykdymas turi būti besitęsiantis, gerėjantis procesas.

3. Sutarčių su užsakovais nutraukimas. Šis etapas reikalingas tam, kad įsitikinti, jog visi sutarties punktai buvo įvykdyti, nes sutartis nėra nutraukta, kol dėl jos nutraukimo nesusitarė abi pusės.


Projekto planų pristatymas ir jų tvarkaraštis

Projekto vadovas turi nemažai būdų, kaip patvirtinti dokumentais ir aprašyti projekto planą. Planavimo dokumentams rengti naudojamos grafinės arba tekstinės priemonės. Pastaruoju metu ypač išpopuliarėjo grafiniai metodai. Dažniausiai naudojami būdai yra Ganto ir tinklo diagramos. Ganto diagrama dažniausiai rodo kada užduotis turėtų prasidėti ir kada baigtis. Ji dažnai yra naudinga aprašant palyginti paprastus projektus ar didesnių projektų

dalis, kai parodoma kiekvieno darbuotojo veikla ar veiklos progresas lyginant su grafike numatytomis užduočių baigimo datomis. Tinklo diagrama rodo veiklos atlikimo eilės tvarką sujungdama pirmtako ir tęsėjo užduotis.

Ganto ir tinklo diagramų palyginimas

• Ganto diagrama vaizdžiai parodo užduočių atlikimo trukmę, o tinklo diagrama parodo užduočių tarpusavio priklausomybę.

• Ganto diagrama rodo, kai užduoties atlikimo laikas iš dalies sutampa su kitos užduoties atlikimo laiku.Tinklo diagrama to nerodo, tačiau gali pavaizduoti, jei užduotys vyksta vienu metu.

• Ganto diagrama parodo kiek papildomai laiko galima skirti užduotims tarp projekto vykdymo pradžios ir pabaigos. Tinklo diagrama šiuos duomenis parodo per aktyvius stačiakampius.


Ganto diagrama

Tinklo diagrama


Tinklo diagramą rekomenduojama naudoti kai:

• Užduotys yra gerai apibrėžtos, turi aiškius pradžios ir pabaigos taškus.

• Ištekliai gali būti naudojami nepriklausomai nuo užduoties.

• Viskas vykdoma eilės tvarka.

• Diagrama tarnauja projekto tikslams.


Galimos vykdymo trukmės apskaičiavimas naudojantis PERT

Viena sunkiausių ir turinti didžiausią polinkį į klaidas veikla yra kiekvienos užduoties atlikimo be kliūčių laiko nustatymas. Tai labai sunku atlikti, kai užduotys yra labai painios ir neaiškiai apibrėžtos. PERT (Program Evaluation Review Technique) yra technika, kuri skaičiavimams nauoja optimistinį, pesimistinį ir realų laiką, norint suskaičiuoti tikėtiną užduoties atlikimo laiką. Ši technika gali apytiksliai apskaičiuoti šį laiką, kai nėra aišku, kiek tai užtruks.


Kur

ET – tikėtinas užduoties atlikimo laikas.

o –optimistinis atlikimo laikas.

r –realus atlikimo laikas.

p –pesimistinis atlikimo laikas.

Projekto vykdymas naudojantis programine įranga

Platus automatizuotų projektų vykdymo įrankių pasirinkimas leidžia palengvinti projekto valdymo plėtrą. Programinės įrangos pardavėjai kuria naujas šių įrankių versijas ir tęsia plėtra gamyboje. Šiuo metu nemažai darbų gali būti atlikta su Microsoft Project programa ir kitomis viešomis programomis (Pvz. Minuteman, Delegator, Project KickStart).

Naudojantis programine įranga galima:

• Paskelbti projekto pradžią ir pabaigą.

• Įtraukti užduotis ir nustatyti jų ryšius.

• Pasirinkti metodus, pagal kuriuos galima peržiūrėti projekto ataskaitas remiantis grafiku.


Projekto paskelbimas

Pristatant pagrindinę projekto informaciją turi būti įtraukta projekto pavadinimas, projekto vadovo vardas ir pavardė, bei projekto pradžios ir pabaigos laikas.


Užduočių įtraukimas ir jų ryšių nustatymas

Kitas žingsnis yra apibrėžti užduotis ir jų ryšius. Naudojantis programine įranga, naudotojui tereikia su pelės žymekliu atsistoti ant reikiamų langelių ir teksto pavidalu įvesti kiekvienos veiklos pavadinimą ir trukmę. Projekto vykdymo pradžia ir pabaiga pagal grafiką automatiškai įterpiamos, remiantis projekto vykdymo pradžios laiku ir trukme. Norint nustatyti veiklos ryšius, jų ID numeriai turi būti įvesti į pirmtako koloną prieš pradedant kokią nors konkrečią užduotį.

Metodų pasirinkimas, pagal kuriuos galima peržiūrėti projekto atskaitas remiantis grafiku

Kai informacija jau yra įvesta, tuomet labai lengva informaciją pavaizduoti grafiškai ar tekstiniu būdu, naudojantis demonstravimu ar spausdintomis ataskaitomis.

Programinės įrangos savybės leidžia palengvinti projektų planavimą, valdymą, taip kad visi ištekliai yra efektyviai panaudojami.

Objektiškai orientuota analizė ir projektavimas (OOAP)

OOAP projektų unikalios savybės

Naudojant iteracijų metodą, tik nedidelė dalis projekto yra įvykdoma kiekvienos iteracijos metu. Tokiu atveju sistema vystoma palaipsniui ir užbaigiama tik paskutinės iteracijos metu.


Sistemos apibrėžimas kaip sudėtinių dalių rinkinys.

Sėkmingam tokio pobūdžio projekto įgyvendinimui projekto vadovas turi padalinti projektą į mažesnes ir paprastesnes dalis. Kiekviena tokia dalis paprastai yra vadinama vertikalia dalimi. Tai yra raktinė OOAP projekto savybė.

Rezultate, apibrėžę projektą, kaip sudėtinių dalių rinkinį, mes galime pastebėti tokį dalyką: kuo anksčiau buvo įgyvendinta tam tikra projekto dalis, tuo daugiau patobulinimų ir perdarymų ji pareikalaus. Tai tiesiog tokia OOAP proceso savybė ir nereikėtų nustebti, susidūrus su ja projekto įgyvendinimo metu.


Pirmiausia išspręskite sunkias problemas

Kita OOAP projektų savybė yra ta, kad pirmiausia yra imamasi sunkiausių problemų. Klasikinių struktūrinių sistemų kūrimo procese viskas daroma atvirkščiai, t. y. sudėtingos problemos, kaip pvz. realizavimo aplinkos pasirinkimas, yra nukeliamos į proceso pabaigą. Toks būdas yra kartais gana problematiškas, nes panašūs sprendimai gali lemti viso projekto sėkmę. Ankstyvas sudėtingų problemų sprendimas padeda išanalizuoti situaciją, kol dar nėra išnaudoti svarbūs ištekliai. Tai sumažina projekto riziką.

Kuo anksčiau bus išspręstos sudėtingiausios problemos, susijusias su sistemos architektūra, tuo sėkmingiau bus atliktos kitos projekto dalys, kadangi jos daugiausiai remsis pasirinkta architektūra ir jos galimybėmis. (Būna tokių projektų, kur sudėtingos dalis priklauso nuo paprastesnių dalių. Tada pirmiausia turi būti užbaigtos paprastesnės dalys. Tačiau prie sudėtingų dalių reikia grįžti kaip įmanoma anksčiau.). Projekto planavimo požiūriu tai reiškia, kad egzistuoja tam tikra projekto dalių vykdymo tvarka. Pradinė projekto iteracija privalo išspręsti sistemos architektūros (duomenų bazės ar tinklo infrastruktūra) problemą. Po architektūros pasirinkimo yra vykdomi įrašų kūrimo ir šalinimo darbai (pagrindinės sistemos galimybės). Paskui yra įgyvendinamos detalesnės sistemos savybės, kurios padeda geriau subalansuoti pagrindines sistemos savybes. Paskutinių iteracijų dėmesys yra daugiausiai skiriamas baigiamiesiems darbams – sąsajų tobulinimui, dokumentacijos rašymui, apmokymams.


Iteracijų naudojimas projekto vadovavime

Kiekvienoje projekto iteracijoje yra pereinama per visas sistemos kūrimo stadijas. Tai reiškia, kad kiekvienoje iteracijoje yra vykdomi vadovavimas, analizė, projektavimas ir įgyvendinimas. Kiekviena iteracija prieš vykdymą gauna visas projekte apibrėžtas dalis (komponentus) ir prieš tai įvykdytos iteracijos rezultatą. Šitos iteracijos rezultatas bus panaudotos kitoje iteracijoje. Pavyzdžiui: po tam tikrų dalių projektavimo ir įvykdymo, daug daugiau detalių paaiškėja apie kitų dalių vykdymą. Žinios, gaunamos kiekvienos iteracijos metu, padeda projekto vadovui geriau suvokti/suprasti kitų projekto dalių projektavimo detales, kokios problemos gali iškilti, kokių išteklių gali prireikti, kokio sudėtingumo bus dalis, kiek laiko gali pareikalauti jos įgyvendinimas. Todėl daugelis projektų vadovų yra įsitikinę, kad netikslinga daryti detalius projektų planus labai anksti, kai dar daug kas yra nežinoma.


Neplanuoti per daug iš anksto

Su kiekviena nauja iteracija įgyjama vis daugiau naujų žinių apie projekto dalis, kitas iteracijas, jų projektavimą, sudėtingumą ir t. t. Todėl yra netikslinga kurti labai detalius planus tolimai ateičiai, nes nemaža tikimybė, kad planai bus klaidingi. OOAP sistemose kiekvienos iteracijos tikslas yra gauti kuo daugiau naujos informacijos apie projektą. Kuo daugiau iteracijų buvo įvykdyta, tuo tiksliau projekto vadovas gali planuoti ir numatyti. Taigi detalių planų sudarymas visoms projekto iteracijoms yra tiesiog laiko švaistymas. Projekto vadovas turėtų sudaryti detalųjį planą tik 1-2 iteracijoms į priekį.


Kokios trukmės ir kiek yra iteracijų?

Tai yra vienas iš dažniausiai iškilančių klausimų pirmą kartą susidūrusiems su OOAP. Iteracijos dažniausiai yra suprojektuojamos taip, kad jų vykdymo laikas būtų 2-8 savaitės. Bet jos gali trūkti ir vieną savaitę, ypač jei projektas yra mažas. Vienos iteracijos metu gali būti įvykdytos kelios dalys projekto dalys. Tačiau, svarbu yra nesudėti per daug dalių į vieną iteraciją. Praktika rodo, kad geriau turėti daug iteracijų su mažu dalių kiekiu, nei mažai iteracijų su dideliu dalių kiekiu.

Pradinė fazė dažniausiai susideda iš vienos iteracijos, tačiau tai neatmeta galimybės turėti daugiau iteracijų stambiuose ir sudėtinguose projektuose. Panašiai yra vykdoma ir paruošimo stadija, kuri irgi dažniausiai susideda iš vienos iteracijos (tačiau priklausomai nuo projekt gali turėti ir daugiau). Kūrimo stadija susideda iš dviejų arba daugiau iteracijų, o perėjimo stadija trunka 1-2 iteracijas. Taigi iš pateiktos struktūros darome išvadą, kad paprastai yra naudojama nuo šešių iki devynių iteracijų projektavimo ir kūrimo metu.

Projekto vadovo dalyvavimo laipsnis

Projektui besivystant, projekto vadovas pereina nuo vienos iteracijos prie kitos, nuo pradinės stadijos iki perėjimo stadijos. Jis dalyvauja kiekvienoje iteracijos stadijoje. Tačiau jo dalyvavimo laipsnis kiekvienoje stadijoje vis keičiasi. Pradinėje stadijoje daugiausiai dėmesio skiriama analizei, paruošimo stadijoje – projektavimui, kūrimo stadijoje – įgyvendinimui, perėjimo stadijoje – sistemos procesų sutvarkymui.

Rašykite komentarą

-->